PMO – O que é? Qual a sua Importância? Como Aplicá-lo?
CONCEITO
De acordo com o PMBOK® Sexta Edição (guia do conhecimento em Gerenciamento de Projetos, elaborado pelo Instituto de Gerenciamento de Projetos, PMI), o PMO é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionadas com o projeto, facilitando o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas.
INTODUÇÃO
Atualmente, na economia global, as empresas para se tornarem ou para se manterem competitivas em seus mercados buscam constantemente meios para aumentarem a sua produtividade, redução ou otimização constante dos seus custos, melhoria permanente da qualidade dos seus serviços e produtos e não menos importante a implantação de inovações incrementais e disruptivas, sejam nos processos, produtos ou ainda nas relações entre os seus stakeholders.
A pergunta que fica é quem ou que entidade de dentro das empresas preocupa-se e tem o foco no gerenciamento de todas estas atividades?
A resposta está na ponta da língua: “os líderes dos processos, se for uma estrutura organizacional do tipo matricial ou os gerentes de departamento se falarmos de empresas com estruturas funcionais (departamentais)”.
A questão que se coloca não é se estas pessoas possuem competência para a implementação destes projetos ou não e sim se serão eficazes e eficientes sem um direcionamento integrado com a estratégia do negócio e uma metodologia de gestão de projetos?
Para responder estas dúvidas aqui levantadas é importante antes de mais nada diferenciarmos gestão de processos, que usualmente é realizado pelos nossos velhos conhecidos gerentes ou líderes e gestão de projetos, usualmente relegado a um departamento de TI (Tecnologia da Informação) ou simplesmente delegado aos gestores de forma acumulativa as suas funções de rotina.
DIFERENÇAS ENTRE GESTÃO DE PROCESSOS E GESTÃO DE PROJETOS
Um projeto, como definido pelo Project Management Body of Knowledge – PMBOK®, é: “… um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”
A gestão de processos se caracteriza pela rotina de planejamento, monitoramento, avaliação e revisão dos processos da organização, na busca de alcançar ou superar as metas estabelecidas.
Só analisando esse conjunto de definições já se percebe o quanto cada uma das duas disciplinas é essencial para o sucesso de um empreendimento.
Assim como existem diferenças, existem semelhanças. Ambas necessitam de recursos para atingir os seus objetivos e, portanto, se não bem geridas ocorrerão perdas e desperdícios que comprometem o resultado almejado.
A seguir, estabeleço uma relação comparativa entre as duas disciplinas:
Assim sendo, cria-se a necessidade para as empresas de encararem a gestão de projetos como uma atividade estratégica para alcançar de forma sustentada a sua competitividade de mercado.
OBJETIVOS DA IMPLANTAÇÃO DE UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS
- Garantir as entregas dos projetos com qualidade de acordo com o prazo, custo e escopo definidos;
- Aumentar a satisfação do cliente;
- Controlar os projetos em andamento;
- Dar o suporte necessário para os Líderes ou Gerentes que estejam exercendo papel de Gerentes de Projetos – fornecendo ferramentas ou apresentando técnicas para a resolução de problemas;
- Zelar pelo uso da Metodologia de Gerenciamento de Projetos;
- Zelar pelo melhor uso dos recursos através da seleção dos projetos de maior retorno;
- Garantir que o direcionamento estratégico está sendo obedecido em todos os projetos.
- Validar se o retorno esperado foi alcançado e divulgar os resultados para a empresa.
METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DO PMO PELA C2 PROJETOS
OS PILARES PARA IMPLANTAÇÃO SEGUNDO A METODOLOGIA DA C2
- METODOLOGIA: Implementar a metodologia padronizada de gerenciamento de projeto sem criar uma revolução ou um choque cultural na empresa e sim uma evolução profissional.
- TECNOLOGIA: Utilizar as ferramentas tecnológicas de gerenciamento de projetos sem inviabilizar ou trazer uma complexidade desnecessárias nas primeiras fases da implantação.
- PESSOAS: Capacitar e desenvolver profissionais na aplicação de técnicas, ferramentas e boas práticas de gerenciamento de projetos, o que possibilitará uma condução mais profissional e tornará os servidores especialistas no gerenciamento dos projetos.
COMENTÁRIOS FINAIS
Todo investimento requer um retorno adequado e a otimização dos lucros. Com o investimento na implantação da metodologia C2 de Gerenciamento de Projetos não é diferente.
Por isso, é importante reafirmar que na fase 1 (diagnóstico e levantamento de dados), deve ser feito uma projeção dos resultados a serem auferido com este projeto e o seu prosseguimento dependerá da aprovação por parte da sua Diretoria.
A C2 por ser uma integradora de projetos é considerada um PMO e aplica em todos os seus projetos estes conceitos.
As equipes internas dos seus clientes recebem todos os conhecimentos do processo de gerenciamento de projetos, assim como todas as ferramentas utilizadas pela C2 na condução e no controle dos projetos.
As empresas que consideram ser importante e necessário adotar a metodologia de gestão de projetos ou até mesmo criar uma estrutura de PMO, podem também contar com mais este serviço de qualidade da C2 Projetos e Soluções.
Autor: Luiz Felipe Cabral Cherem
