Ações para Reduzir os Custos em Operações Industriais e Logística

Muitos me perguntam por onde começar quando se necessita emergencialmente a redução dos custos efetivos e que gerem consequentemente mais caixa para a empresa.

Respondo imediatamente, que se chegou a essa necessidade três devem ser as principais causas: uma causa que não se tem o controle absoluto, como uma retração não prevista do mercado, outra que se devia ter o controle e que por alguma ineficiência da gestão, não se deu a importância devida no seu momento mais apropriado e por último, algum erro na estratégia formulada. Resumindo teríamos as três causas relacionadas:

1.- Mercado

2.- Gestão

3.- Estratégia

Vamos nos ater a nossa discussão somente na causa 2.

Todas as iniciativas na tentativa de reduzir ou eliminar gastos, despesas e investimentos é válida, mas a de se observar se essa ação será eficaz e se ela não terá impacto na estratégia da empresa no momento da retomada.

Há uma tendência forte nas empresas de agir diretamente sobre o quadro de pessoal, pois ali o impacto nos resultados de caixa são rapidamente sentidos, Porém, as consequências podem ser danosas, no clima organizacional, na produtividade que será essencial e numa provável retomada. Obviamente, há de se analisar o cenário e a conjuntura pela qual a empresa esteja passando. Em muitos casos, essa alternativa é indispensável. Contudo, no meu ponto de vista deveria ser a última, pois quero crer que essas pessoas entendem a cultura, os processos e a rotatividade poderão gerar no futuro um custo superior, principalmente na rampa de aceleração da retomada da produção.

No meu entendimento, temos que analisar profundamente aquilo que gera desperdícios, perdas de materiais, de tempo e da produtividade. Aliado a isso, deve-se entender qual é o ciclo financeiro ideal da empresa. Comprar e vender bem, ou seja, comprar no maior prazo possível e vender no menor prazo possível e manter os estoques sobre constante controle deve ser uma atividade diária e que não deveria ser executada apenas nas emergências.

Logo, renegociar os prazos de compras é uma das principais ações eficazes de redução do custo.

Em seguida, rever toda a linha de produtos da empresa, analisando a rentabilidade ou margem que cada linha, marca ou produto deixa na empresa.

O mix de produtos impacta diretamente sobre toda a cadeia produtiva, desde o fornecedor até o cliente.

Um mix alto significa mais estoques de matéria prima, mais estoque nos armazéns de processo, mais estoque em processo, mais frete e movimentação de material, mais set-up e por consequência menor a produtividade e, portanto, maior o custo. Tenham sempre em mente que a diversidade possui um custo e o mix se torna alto quando existem produtos ou linhas ou marcas que não geram valor para a empresa.

A partir daí, há de se focar nos processos. Nos seus controles e principalmente naquilo que não gera valor ao produto deve ser imediatamente eliminado. Através de um bom mapeamento do fluxo de valor dos seus produtos nos seus processos, identificam-se os oito desperdícios conceituados pela manufatura enxuta.

Por definição contextualizada, desperdício é qualquer atividade que consome recursos, mas não cria valor para o cliente. Na maior parte dos fluxos de valor, as atividades que realmente criam valor para o cliente são poucas. Assim, a maior fonte potencial de melhoria de desempenho em uma empresa e melhoria do serviço ao cliente é eliminar o maior número possível de desperdícios. O “pensamento enxuto” considera a existência de 8 desperdícios que devem ser reduzidos ou eliminados.  São eles:

• Superprodução
  • Processar mais, ou antes, do necessário.
• Movimentação
  • Movimentos desnecessários de pessoas para cumprir a tarefa.
• Estoque
  • Mais suprimentos ou itens no processo do que o necessário.
• Transporte
  • Movimentos desnecessários de materiais (não pessoas).
• Tempo de Espera
  • Itens ou pessoas esperando no processo.
• Má utilização do capital Humano
  • Pessoas sem o treinamento adequado ou desmotivadas para darem ideias de melhorias.
• Defeitos
  • Todo o erro que leva a um retrabalho.
• Superprocessamento
  • Esforços que não agregam valor ao cliente.

Todas as ações até este momento estão direcionadas aos processos, a partir daí, sem deixar de avaliar a estratégia de um crescimento sustentado, passa-se a avaliar os planos de investimentos.

A ideia não está em eliminar totalmente todo e qualquer investimento, pois isto poderá afetar a própria competitividade da empresa.

Os investimentos precisam ser encarados e separados por aqueles que geram alto retorno e em curto prazo dos que aqueles geram baixo retorno e em longo prazo.

Pela Matriz da figura 1, pode-se decidir sobre quais investimentos devem ser deixados de lado, ou daqueles que devem ser momentaneamente postergados ou ainda daqueles devem ser executados o mais breve possível por gerarem receita e retorno no curto prazo.

Figura 1: Matriz de Decisão sobre Investimentos

Crises são naturais no ciclo de vida das organizações, precisam ser encaradas pelos seus gestores como tal, que devem enfrentá-las com ações claras, objetivas, muito bem planejadas e de forma ágil.