O LEGADO DA GESTÃO DE PROJETOS DEIXADO PELA C2 EM SUAS EMPRESAS CLIENTES
Entenda como a C2 enxerga o Gerenciamento de Projetos:
Mais um ano se aproxima do seu final e com eles as esperanças de dias melhores se renovam e muitos projetos são elaborados para o atingimento de resultados mais auspiciosos.
Para que não haja frustrações procure entender e conhecer o que as empresas de sucesso fazem de diferente para que seus objetivos estratégicos sejam alcançados:
- Muito se fala da importância de uma gestão Lean, onde a filosofia está em aumentar a produtividade das empresas através da eliminação de desperdícios e perdas nos processos que não agregam valor ao produto, ou à marca ou aos seus clientes.
- Não se discute mais que o Lean é hoje o sistema de gestão mais alinhado ao nosso atual cenário competitivo e se aplicado juntamente com um processo de Inovação Sistemática faz com que as empresas alcancem mais rapidamente os seus objetivos estratégicos.
- O que não se fala muito é o papel do Gerenciamento de Projetos nas organizações. Sem essa devida tratativa, ou seja, sem uma metodologia de implementação das estratégias ou mesmo de ações que alterem as atuais rotinas, ocorrerão perdas e desperdícios financeiros, tempo e de recursos humanos e materiais. Enfim, cronogramas, orçamentos e metas não serão cumpridos e com isso virá a frustração, baixa produtividade e a perda de competitividade da empresa.
- Uma empresa que não adota o Gerenciamento de Projetos em sua rotina não pode ser considerada uma empresa Lean e Inovadora e certamente o seu sucesso será efêmero e não sustentável no longo prazo.
- Nós da C2 possuímos uma metodologia baseada nas melhores prática do PMI® (Project Management Body Of Knowledge) que aplicamos diariamente em nossas atividades, em nossos projetos e em nossos clientes.
- A C2 defende que ao final de um projeto contratado que os seus clientes se apropriem da metodologia aplicada pela C2 a fim de agregarem este novo processo de gestão e para não ficarem reféns da consultoria e principalmente para que possam sistematizar as suas ações inovativas de forma planejada, organizada e sustentada.
Entenda o que a C2 deixa como legado após a sua passagem pelas empresas:
Após a implementação de um projeto bem sucedido pela C2, a empresa anseia em implementar vários outros projetos que já haviam sido planejados e é aí onde comentem-se vários equívocos que já vivenciamos no passado:
- O projeto recém implementado não está totalmente consolidado;
- Não se criou ainda a cultura de projeto dentro da empresa;
- Não se estruturou uma equipe ou responsáveis por planejar e implementar projetos dentro da empresa;
- Não categorizou-se ainda os projetos por tipo, ou seja, se são corporativos, departamentais ou operacionais e quem deve oferecer orientações, métodos e ferramentas para os gerentes de projetos conduzirem seus projetos.
Pensando nisso e por já ter vivenciado estas experiências, a C2 orienta ou cria um escritório de projetos interno que terá como principais atribuições:
- Definir e revisar os processos de gerenciamento de projetos;
- Capacitar e dar suporte aos gerentes de projetos;
- Gerenciar as demandas e o portfólio de projetos;
- Definir as metodologias de gestão de projetos utilizadas;
- Realizar a priorização dos projetos.
Para que a criação e o desenvolvimento do escritório de projetos sejam bem-sucedida, é fundamental que se tenha o apoio total da alta gestão e dos seus gerentes que serão os clientes internos, haja vista que o processo de implantação ocorre de cima para baixo dentro da estrutura empresarial. Esse também é um dos motivos que torna essencial o alinhamento entre os objetivos estratégicos da empresa com os objetivos do escritório de projetos.
Entende-se por escritório de projetos não um departamento e sim um processo organizacional com metodologias padronizadas e onde não exista um só gerente e sim gerentes de projetos. Mas, a orquestração de todos precisa de um “maestro” que é definida pela Alta Gestão e que deve ser preferencialmente ligada à Presidência da empresa.
Esse “maestro” terá como principais atribuições:
- Coordenar esforços para que a estratégia da organização seja atingida;
- Otimizar os recursos compartilhados entre todos os projetos da organização;
- Disponibilizar informações consolidadas sobre os projetos que estão sob seu controle;
- Fornecer suporte metodológico e ferramental para os gerentes de projetos.
As metas que serão atribuídas ao escritório de projetos, são:
- Aumentar a rentabilidade
- Um dos objetivos do escritório de projetos é garantir um bom gerenciamento dos projetos. Quando bem implantado, ele ajuda a aumentar as taxas de sucesso e aprimorar os resultados da empresa, consequentemente elevando sua rentabilidade.
- Isso ocorre principalmente porque o retorno obtido passa a ser maior, em comparação com o investimento que foi realizado inicialmente.
- Melhorar a taxa de sucesso dos projetos
- Com a centralização dos projetos em uma única gestão e o aumento da organização na forma como eles são conduzidos, além do direcionamento adequado de recursos, as chances de conseguir aumentar a taxa de sucesso são bem maiores.
- Criar produtos melhores
- Com o escritório de projetos, o individualismo é praticamente eliminado. As equipes passam a ser formadas por especialistas de diversas áreas que atuarão em conjunto para atingir um objetivo em comum.
- Além de quebrar a rotina em que os departamentos atuam isoladamente — cada um preocupado com seu próprio resultado — o escritório ajuda a aumentar a integração e o engajamento de todos os times.
- Assim, por meio dessa cultura, torna-se possível alcançar maior eficiência e entregar produtos que possuem maior qualidade.
- Os gerentes departamentais podem focar no que é relevante
- Sem um escritório de projetos implantado, o gerente passa muito tempo acompanhando o andamento das atividades, controlando os recursos e monitorando as informações. Com o escritório de projetos, esse tipo de atividade passa a ser de responsabilidade do escritório de projetos.
- Assim, os gerentes deixam de ter essa preocupação e possuem mais tempo disponível para focar nas questões que são realmente importantes para o andamento do projeto. Isso garante aumento da produtividade, além de permitir uma maior dedicação a atividades que podem realmente agregar valor aos produtos.
- Qualificação dos colaboradores
- A implantação de processos do escritório de projetos é consistente e padronizada. A constante interação com outras áreas do negócio e o compartilhamento de informações faz com que o escritório de projetos acabe assumindo um papel de consultoria dentro da empresa.
- Nesse sentido, os colaboradores são constantemente treinados e conscientizados sobre as melhores práticas de trabalho.
- Aprimoramento dos processos
- Por meio do escritório de projetos, torna-se possível identificar os processos ineficientes e os pontos em que as falhas ocorrem. A vantagem aqui é que o escritório de projetos ajuda a promover correções e ações de melhorias, contribuindo para a consolidação de uma gestão mais enxuta — reduzindo os desperdícios, a ocorrência de erros e a necessidade de retrabalhos.
- O resultado disso é a eliminação de tarefas desnecessárias (que não agregam valor ao resultado), aumento da produtividade, ganho de eficiência e garantia de maior qualidade.
Se você deseja ter muito sucesso nos projetos e levar a sua empresa à maturidade, é recomendável ter a ajuda de uma consultoria especializada no assunto na hora de implantar o seu escritório de projetos. A consultoria da C2 te ajudará a evitar erros e frustrações durante o processo de implantação, além de assegurar melhores resultados.
Luiz Felipe Cabral Cherem
Sócio Diretor da C2 Projetos e Soluções
Referências:
